De Belastingdienst omschrijft je administratie breed: alle gegevens over je onderneming die je op papier of digitaal vastlegt, van kassabonnen en bankafschriften tot agenda's, berichten, facturen en contracten. Je hoeft geen boekhouder te zijn om dat bij te houden, maar je moet wel weten welke stukken je moet bewaren, hoe lang, en welke aangiften erbij horen. Dit artikel zet de regels voor een eenmanszaak op een rij, met de bedragen die in 2026 gelden.
Wat hoort er minimaal in
De KVK noemt als minimum voor elke ondernemer:
- Ontvangen en verzonden facturen.
- Bonnen en je kasadministratie.
- Bankafschriften van je zakelijke rekening.
- Contracten, offertes en correspondentie over afspraken.
- Urenregistratie en een registratie van zakelijke ritten en kilometers.
- Je aangiften en de correspondentie met de Belastingdienst.
Hoe lang bewaren
De basisgegevens bewaar je zeven jaar: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Gegevens over onroerende zaken bewaar je tien jaar; dat geldt ook voor gegevens die je nodig hebt voor het eenloketsysteem voor btw. De termijn begint te lopen zodra de gegevens hun actuele waarde verliezen. Andere gegevens bewaar je ook zeven jaar, of korter als je daar afspraken over maakt met de Belastingdienst.
Wat er op een factuur moet staan
De Belastingdienst eist op een factuur in elk geval:
- Je volledige naam en die van je klant, en van beiden het volledige adres.
- Je btw-identificatienummer en je KVK-nummer.
- De factuurdatum en een opeenvolgend factuurnummer.
- De aard en hoeveelheid van de goederen of de aard en omvang van de dienst.
- De datum van levering of van de vooruitbetaling.
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Btw-aangifte: meestal per kwartaal
De btw-aangifte doe je volgens de Belastingdienst meestal per kwartaal. Per maand kan op eigen verzoek, of verplicht als je te laat indient of betaalt. Per jaar mag alleen als je minder dan 1.883 euro btw per jaar betaalt, geen vergunning hebt om btw bij invoer te verleggen, als natuurlijk persoon onderneemt en per jaar minder dan 10.000 euro aan leveringen, diensten of verwervingen binnen de EU hebt. De meeste boekhoudprogramma's dienen de aangifte rechtstreeks in; welke plannen dat doen, staat in de vergelijking van boekhoudprogramma's.
De kleineondernemersregeling bij maximaal 20.000 euro omzet
Blijft je omzet per kalenderjaar onder of op 20.000 euro, in het jaar van aanmelding en het jaar ervoor, en ben je in Nederland gevestigd, dan kun je meedoen met de kleineondernemersregeling. Je berekent dan geen btw aan je klanten, zet geen btw op je facturen, trekt de btw over je kosten en investeringen niet af en doet geen btw-aangifte meer, op een incidentele aangifte na.
Kom je boven de 20.000 euro, dan meld je je direct af en is de handeling waarmee je de grens overschrijdt volledig belast. Na afmelding kun je de rest van dat kalenderjaar en het jaar erna niet opnieuw meedoen. Vrijwillig afmelden kan op elk moment, met ingang van de eerste dag van een aangiftetijdvak en minstens vier weken vooraf. Of de regeling voor jou gunstig is, hangt af van je klanten (bedrijven kunnen btw terugvragen, consumenten niet) en je investeringen; dat is een vraag voor je boekhouder of de Belastingdienst.
Urencriterium en ondernemersaftrek in 2026
Voor de zelfstandigenaftrek moet je in het kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteden en, als je ook in loondienst werkt, meer tijd aan je onderneming dan aan dat werk, tenzij je in een van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer was. Alle uren voor je onderneming tellen mee, ook offertes, administratie en je website; uren waarin je alleen beschikbaar bent niet. Begin je halverwege het jaar, dan wordt het aantal niet naar rato verlaagd. Bij arbeidsongeschiktheid geldt een verlaagd criterium van 800 uur. Houd je uren dus bij; dat is ook waarom urenregistratie in het minimum van de KVK staat.
De zelfstandigenaftrek is in 2026 1.200 euro, berekend tegen een tarief van 37,56 procent. Starters krijgen daarbovenop een startersaftrek van 2.123 euro. De aftrek wordt afgebouwd: in 2025 was het 2.470 euro en in 2027 gaat het volgens de KVK naar 900 euro. De mkb-winstvrijstelling is in 2026 12,7 procent van de winst na de ondernemersaftrek.
Zo houd je het bij zonder er elke week aan te denken
Zet drie vaste momenten in je agenda: elke week bonnen en bankmutaties verwerken, elk kwartaal de btw-aangifte, elk jaar de aangifte inkomstenbelasting. Een boekhoudprogramma dat je bank koppelt en de btw-aangifte indient, haalt het meeste handwerk weg; welke programma's dat in hun instapplan doen, lees je in de top 5 van boekhoudprogramma's. Twijfel je of je het zelf wilt doen, lees dan het artikel over zelf doen of uitbesteden.
Dit artikel is informatie, geen belastingadvies. Voor je eigen situatie geldt het oordeel van de Belastingdienst of je boekhouder.
Veelgestelde vragen
- Moet ik een aparte zakelijke bankrekening hebben?
- De KVK noemt bankafschriften van je zakelijke rekening als onderdeel van het minimum. Of een aparte rekening wettelijk verplicht is, staat niet in de bronnen die wij hebben gelezen; praktisch maakt een aparte rekening je administratie wel veel eenvoudiger.
- Mag ik een vereenvoudigde factuur sturen?
- Ja, bij een factuurbedrag van 100 euro of lager, inclusief btw. Daarop hoeven minder gegevens te staan.
Bronnen
Alle bronnen geopend op 5 november 2026.
- 14. Belastingdienst, uw administratie: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/
- 15. KVK, administratie en boekhouden voor ondernemers (bijgewerkt 19 augustus 2026): https://www.kvk.nl/geldzaken/administratie-en-boekhouden-voor-ondernemers/
- 13. Belastingdienst, hoelang moet u gegevens bewaren: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren
- 19. Belastingdienst, factuureisen: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
- 16. Belastingdienst, aangiftetijdvak btw: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/btw/content/wijziging-aangiftetijdvak-btw
- 17. Belastingdienst, voorwaarden kleineondernemersregeling: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/btw/content/kor-voorwaarden
- 18. Belastingdienst, wat betekent meedoen met de kleineondernemersregeling: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/hoe_werkt_de_btw/kleineondernemersregeling/wat-betekent-meedoen-met-de-kleineondernemersregeling/wat-betekent-meedoen-met-de-kleineondernemersregeling
- 20. Belastingdienst, voorwaarden urencriterium: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/inkomstenbelasting/inkomstenbelasting_voor_ondernemers/voorwaarden_urencriterium
- 21. Belastingdienst, zelfstandigenaftrek 2026: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/inkomstenbelasting/veranderingen-inkomstenbelasting-2026/ondernemersaftrek-2026/zelfstandigenaftrek-2026
- 22. KVK, belastingtarieven 2026 (bijgewerkt 28 september 2026): https://www.kvk.nl/geldzaken/belastingtarieven-2026/
- 23. Belastingdienst, mkb-winstvrijstelling 2026: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/inkomstenbelasting/veranderingen-inkomstenbelasting-2026/mkb-winstvrijstelling-2026